Vers une dématérialisation des relations contractuelles ?

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Nouvelles règles pour la lettre recommandée électronique !
Un nouveau décret du 9 mai 2018 définit la lettre recommandée électronique (LRE) comme suit : « une lettre recommandée électronique est un envoi recommandé électronique au sens de l’article L. 100 du code des postes et des communications électroniques».
Ce texte qui entrera en vigueur le 1er janvier 2019 pose les exigences requises pour la validité de la LRE. Vous avez donc tout le temps pour vérifier si votre outil actuel est à jour et demander à votre prestataire de le modifier si nécessaire !
Rappelons qu’a ce jour l’envoi en recommandé électronique est juridiquement valable sous réserve que :
  • Le tiers chargé de l’acheminement (prestataire) garantisse l’identité du destinataire et de l’expéditeur ;
  • Le destinataire non professionnel donne son accord préalable à cet envoi (Attention, ce ne sera plus le cas au 1er janvier 2019) ;
  • Les dates d’expédition et de réception soient garanties et vérifiables.

I. Conditions d’envoi – Désignation et reconnaissance de l’expéditeur

Les conditions requises de la vérification initiale de l’identité de l’expéditeur se feront selon les modalités prévues par l’article 24 du règlement UE du 23 juillet 2014 à savoir :
a) par la présence en personne de la personne physique ou du représentant autorisé de la personne morale ; ou b) à distance, à l’aide de moyens d’identification électronique pour lesquels, avant la délivrance du certificat qualifié, la personne physique ou un représentant autorisé de la personne morale s’est présenté en personne et qui satisfont aux exigences énoncées à l’article 8 en ce qui concerne les niveaux de garantie substantiel et élevé; ou électronique qualifié délivré conformément au point a) ou b); ou c) à l’aide d’autres méthodes d’identification reconnues au niveau national qui fournissent une garantie équivalente en termes de fiabilité à la présence en personne. La garantie équivalente est confirmée par un organisme d’évaluation de la conformité.

II. Dépôt électronique et preuves

Le texte ajoute que : « Postérieurement à cette vérification initiale de l'identité de l'expéditeur ou du destinataire, le prestataire de lettre recommandée électronique peut leur attribuer un moyen d'identification électronique qu'ils utiliseront pour attester de leur identité à chaque envoi ou réception … ».
Il appartient au prestataire de LRE de délivrer à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi et ce dernier doit la conserver pour une durée de UN an minimum.
Cette preuve de dépôt doit comporter les informations suivantes :
  1. « Le nom et le prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
  2. « Le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
  3. « Un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire ;
  4. « La date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié tel que défini par l'article 3 du règlement (UE) n° 910/2014 mentionné ci-dessus ;
  5. « La signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé tels que définis par l'article 3 du règlement (UE) n° 910/2014 mentionné ci-dessus, utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l'envoi ».

III. Modalités de récupération d’une lettre électronique

Enfin, le prestataire : « informe le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception … En cas de refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire met à disposition de l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai prévu au I(15 jours), une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation ».
Le prestataire engage sa responsabilité en cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données.
En résumé :
  • Vous devez avoir été authentifié de manière certaines selon les différentes méthodes exposées ci-dessus par le prestataire que vous allez utiliser
  • Vous pouvez recevoir un identifiant spécifique vous permettant une identification plus rapide par la suite pour d’autres recommandés
  • Le prestataire utilisé doit délivrer une preuve du dépôt. Cette attestation doit être conservée 1 an.
Attention : cette preuve doit comporter plusieurs éléments obligatoires (nom, prénom ou raison sociale et adresse électronique de l’expéditeur ; nom, prénom ou raison sociale et adresse électronique du destinataire ; le numéro unique d’identification ; la date et l’heure de réception de l’envoi ; signature électroniques avancée ou le cachet électronique)
Le destinataire sera informé électroniquement et aura la possibilité, pendant 15 jours, d’accepter ou non cette lettre
  • Enfin, le prestataire délivrera une preuve de dépôt ou de refus
  • L’expéditeur aura toujours un droit d’accès à ces informations pendant un an.
Le principe de la lettre électronique recommandée est déjà acquis. Ce décret abroge celui du 2 février 2011 qui reste applicable jusqu’au 31 décembre 2018. Si vous l’utilisez, soyez vigilants !

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